Praca zdalna: Baza wiedzy

Jak zapewnić, że całe know-how, procedury, dokumenty są wciąż dostępne dla każdego w rozproszonych zespołach? Możesz użyć narzędzi do bazy wiedzy (znanych też jako narzędzia do współpracy nad treścią). Co to jest? Myślę, że najłatwiej jest myśleć o Wikipedii, ale nie tej, którą znasz, a prywatnej - dedykowanej Twojej firmie, gdzie cała wiedza jest zbierana i kategoryzowana.

Twoja firma prawdopodobnie ma procedury, i jeszcze bardziej prawdopodobnie są gdzieś przechowywane. Nie byłbym zdziwiony, jeśli nie wiedziałbyś, gdzie ich szukać.

Procedura onboardingu, procedury offboardingu, regulacje RODO, polityka bezpieczeństwa IT, polityki haseł, governance firmy, kodeks postępowania pracownika, opisy stanowisk, polityki wynagrodzeń i benefitów, procedury pracy zdalnej, struktura organizacyjna, niedyskryminacja/nękanie/odwet - chcesz, żebym kontynuował? :)

Żeby je zorganizować, możesz użyć jednego z dwóch podejść.

Użyj dedykowanego oprogramowania

Confluence

Gdy chodzi o dedykowane oprogramowanie, mam wrażenie, że mamy tu monopol - Confluence od Atlassiana wydaje się tak świetnym narzędziem, że ledwo mogłem znaleźć znaczących konkurentów. Nie jest tanie, ale też nie aż tak drogie.

Więc co właściwie robi? Pozwala stworzyć Spaces i Strony w bardzo (bardzo) łatwy sposób. Twoje strony mogą zawierać:

• Tekst (edytor WYSIWYG)
• Załączniki (pliki)
• Tabele
• Hiperlinki
• Listy kontrolne
• Obrazy
• Filmy
• Cytaty
• Kody źródłowe
• i wiele więcej

Ktokolwiek widział Confluence raz, wie, jak go używać, prawie natychmiast. I w przeciwieństwie do każdego innego silnika wiki, Confluence naprawdę inspiruje użytkowników, żeby z nim pracować. I pozwól, żebym to wyjaśnił - nie mam żadnych zachęt, żeby to mówić :) Po prostu naprawdę lubię to narzędzie z całego serca.

Możesz używać Confluence do 10 użytkowników bezpłatnie na zawsze, a powyżej cena zaczyna się od 5$ / użytkownik / miesiąc i spada do czegoś jak 3$ za użytkownika, jeśli masz 5000 pracowników.

Wikipedia (WikiMedia) - darmowa

Kolejnym dobrze znanym narzędziem jest oczywiście Wikipedia - jak wspominałem wcześniej, możesz zainstalować swoją własną Wiki w firmie - nazywa się to MediaWiki. Są dwie ważne informacje o tym, dobra i zła.

Dobra wiadomość jest taka, że jest całkowicie darmowa do użycia, niezależnie od liczby użytkowników. Złą wiadomością jednak jest to, że musisz ją zainstalować samodzielnie. Z tego, co wiem, nie możesz użyć wersji w chmurze, bo nie istnieje taka wersja. Więc żeby z niej skorzystać, musisz skonfigurować serwer, zainstalować i utrzymywać ją w firmie. To jest dość proste (porównywalne do instalacji bloga WordPress), ale wciąż wymaga pewnych umiejętności technicznych, których niektórym firmom może brakować.

Dropbox Paper

Niedawno Dropbox wprowadził nowe narzędzie do współpracy zwane Paper. Wygląda jak coś między Confluence i Google Docs / Office365. Skoro nie oferuje pełnej funkcjonalności dla dokumentów typu Excel, myślę, że bardziej wygodnie jest uważać to za narzędzie do współpracy nad treścią / bazę wiedzy. I wydaje się, że jest dostępne za darmo, więc... sprawdź sam:

https://vimeo.com/264288696

Nuclino

Kolejne narzędzie do współpracy nad treścią, które udało mi się znaleźć, to Nuclino. Wydaje się ciekawą alternatywą dla Confluence, ale szczerze mówiąc - nie miałem szansy go wypróbować. Płatne plany wyglądają dość podobnie do Confluence (zaczynając od 5$ / użytkownik / miesiąc), jednak ich darmowa wersja nie ma limitów użytkowników, zamiast tego ograniczają Twoją przestrzeń pracy do 50 elementów i 5 GB przestrzeni, co może być lepszą alternatywą dla firm z około 2-50 pracownikami.

Podejście oparte na plikach

Jeśli nie czujesz, że naprawdę potrzebujesz dedykowanego oprogramowania, możesz trzymać się systemu współpracy nad treścią opartego na plikach. Co to oznacza?

To jest dość proste. Możesz po prostu zorganizować wszystkie swoje dokumenty w pewnej strukturze folderów, przechowywać je na dysku w chmurze i udostępniać pracownikom.

W tym rozdziale omówiliśmy najlepsze aplikacje do udostępniania plików dla pracy zdalnej.

A tak wyglądała nasza struktura udostępniania treści/plików, gdy używaliśmy Dropboksa jako naszej bazy wiedzy: