Organizacja pracy zdalnej
Idea oddania fizycznej kontroli nad pracownikami poprzez pracę zdalną może być wyzwaniem dla wielu właścicieli firm, zwłaszcza jeśli zostali wychowani w mentalności "od 9 do 17". Żeby skorzystać z modelu zdalnego, ważne jest, żeby zorganizować swoją pracę w pewny sposób. Poniższe zasady pomogą Ci ustalić nowy workflow dla pracy zdalnej.
Kwalifikowalność
Nie wszystkie zadania można wykonać zdalnie, w końcu. Nie każdy może też stać się cyfrowym nomadem. Jeśli prowadzisz piekarnię, na przykład, oczywiście Twoi piekarze muszą być na miejscu. Zrób listę wszystkiej pracy, jaką potrzebujesz dla swojego biznesu, i zidentyfikuj, które z nich możesz bezpiecznie delegować zdalnemu pracownikowi.
Niektóre prace, które możesz przypisać zdalnym pracownikom:
- Księgowość
- Obsługa klienta
- Marketing i promocje
- Rozwój i utrzymanie stron internetowych
- Edycja grafiki
- Wprowadzanie danych
- Pisanie treści
- Projektowanie produktów
- Zarządzanie dostawami
- Płace
- Rozwój oprogramowania
- ...i tak dalej
Zorganizuj się
Przed wysłaniem pracowników do domu musisz najpierw przygotować nową strukturę organizacyjną. Miałeś codzienne spotkanie statusowe rano? Teraz musisz to przearanżować, żeby ludzie pracujący zdalnie mogli też uczestniczyć. Mogą zadzwonić na spotkanie albo możesz zdecydować, żeby przenieść swoje aktualizacje całkowicie do chmury i stworzyć dedykowany kanał na narzędziu do wiadomości błyskawicznych.
Dostępność
Omówimy to bardziej szczegółowo w następnym artykule - Godziny pracy
Responsywność
Upewnij się, że wdrażasz konkretną zasadę co do czasu odpowiedzi. Gdy ludzie pracują zdalnie, zdarza im się być Away From Keyboard (AFK) - to jest zupełnie OK. Pracując w biurze też nie pracują cały czas. Wyzwanie
Pomiary produktywności / KPI
Mówiąc o produktywności, polityki pracy zdalnej powinny określać, jak będzie mierzona produktywność pracownika. Produktywność można zmierzyć w wielu sposobach, czy to przez czas spędzony na projekcie, liczbę rozwiązanych przypadków, ilość interakcji z klientami i więcej, firmy muszą zdecydować, jak chcą oceniać swoich pracowników.
Bezpieczeństwo
Po prostu, praca zdalna tworzy nowe ryzyka bezpieczeństwa; 86% dyrektorów na poziomie C-level zgadza się, że telepraca tworzy wyższe ryzyko wycieku danych.
Wielkie firmy pracują na zabezpieczonych sieciach, ale gdy informacja jest wynoszona z biura, bezpieczeństwo nie jest zagwarantowane. Pracownicy muszą być wyjątkowo uważni, pracując w publicznych miejscach.
Ale większość tych ryzyk i obaw można zminimalizować przy odpowiedniej polityce. Konkretnie powinieneś stworzyć jasne protokoły dostępu, zmiany czy przesyłania wrażliwych dokumentów. Zaadresuj jak i kiedy publiczne połączenie Wi-Fi może lub nie może być używane. Dodatkowo, zwłaszcza biorąc pod uwagę polityki RODO, zapewnij pracownikom jasny protokół, który powinni stosować, jeśli wierzą, że jakaś informacja została skompromitowana.
Wsparcie techniczne / sprzęt
Czy pracownicy mają zapewnić swój własny sprzęt, czy Twoja firma dostarczy te rzeczy? A co z oprogramowaniem? Bądź jasny w swoich dokumentach polityki na ten temat.
W naszym przypadku zapewniamy naszym zdalnym pracownikom sprzęt, który jest niezbędny do ich obowiązków, jak laptopy, słuchawki i telefony komórkowe (jeśli dotyczy). Zapewniamy też sprzęt drugorzędny (np. ekrany, kable, adaptery) - wszystko, żeby ich praca była jak najbardziej efektywna.
Nasze motto było zawsze takie samo - nie chcemy, żeby nasi pracownicy byli ograniczeni przez jakiekolwiek techniczne przeszkody. Jeśli technologia (sprzęt) może wzmocnić Twoją pracę, zapewnimy Ci ją.
Dawid Adach