Praca zdalna - Zarządzanie zadaniami

Dopóki pracujesz w biurze, możesz zarządzać swoimi zadaniami za pomocą karteczek post-it, maili, albo nawet kartki papieru / notatnika.

Jednak gdy chodzi o pracę zdalną, musisz używać wspólnego narzędzia, które pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi zobaczyć, na czym pracujecie. Żeby to zrobić, musisz zacząć używać narzędzi do zarządzania zadaniami. Poniżej znajdziesz listę narzędzi, które używają różnej metodologii, ale wszystkie służą temu samemu - zarządzaniu i śledzeniu zadań w zespole.

Czemu potrzebujesz systemu zarządzania zadaniami?

Pomaga organizować pracę
Pomaga zespołowi efektywnie współpracować
Pomaga priorytetyzować zadania

1. Trello / Wekan

Trello to narzędzie zarządzania zadaniami oparte na metodologii Kanban (ale nie musi być używane stricte w ten sposób - zespoły mogą swobodnie adaptować narzędzie do swojej metodologii).

Kanban opiera się na 3 podstawowych zasadach:

Wizualizuj, co robisz dziś (workflow): widzenie wszystkich elementów w kontekście siebie nawzajem może być bardzo informatywne
Limituj ilość pracy w trakcie (WIP): to pomaga zbalansować podejście oparte na przepływie, więc zespoły nie zaczynają i nie zobowiązują się do za dużo pracy na raz
Wzmacniaj przepływ: gdy coś się kończy, kolejna najwyższa rzecz z backlogu zostaje wciągnięta do gry

Możesz myśleć o Trello jako o wirtualnej tablicy Kanban z wertykalnymi pasami, na których Twój zespół może przyklejać karteczki post-it. Każda notatka pozwala Ci:

przypisać wiele osób jako właścicieli zadania
dodać listy punktów/kontrolne
dodać opis
używać komentarzy
ustawić deadline
dołączyć pliki
oznaczyć zadania jako ukończone

https://blog.trello.com/mark-a-trello-card-as-done

Darmowe funkcje:

Tablice
Listy
Karty
Listy kontrolne
Załączniki
Aplikacje mobilne Android iOS

Funkcje premium:

Nielimitowane integracje
Kolekcje dla zespołów
Publiczne/prywatne tablice
Więcej wsparcia onboardingowego

Cena: Darmowe / do 20,83$/użytkownik/miesiąc

Darmowa alternatywa:

Trello to świetne narzędzie, jednak może być też bardzo kosztowne, zwłaszcza dla większych zespołów. Jest open-source'owa alternatywa zwana Wekan.

Wekan to dosłownie klon Trello. Może być dużo tańszy dla firmy, ale wymaga serwera i developerów w firmie, żeby go zainstalować i zarządzać. Stworzę kolejny post o tym w przyszłości, na razie jeśli chciałbyś wiedzieć więcej, możesz skontaktować się ze mną bezpośrednio przez email, Facebook albo Twitter

2. Asana

Kolejne niesamowite narzędzie do zarządzania zadaniami z bardzo przyjaznym interfejsem. Asana może być używana prosto przez przeglądarkę albo aplikację na smartfona. Jest darmowa i potrzebujesz tylko dostępu do internetu. Asana nie jest świetna ze względu na swoje mocne funkcje; jest świetna ze względu na swoją prostotę.

https://asana.com/guide/help/tasks/celebrations

Generalnie, aplikacja jest zbudowana z trzech powłok:

Workspace'y: Workspace to miejsce, gdzie grupujesz różne typy projektów. Na przykład, w biznesie możesz mieć workspace'y nazwane sprzedaż albo marketing, które zawierają projekty związane z sprzedażą i marketingiem. Albo, w życiu osobistym, możesz mieć workspace'y Podróże albo Hobby, zawierające odpowiednie projekty.
Projekty: Obszar Projektów to miejsce, gdzie wszystkie Twoje zadania są wylistowane, zgrupowane, oznaczone tagami i priorytetyzowane.
Zadania: Zadania zawierają konkretne informacje o zadaniu, jak daty terminów, tagowanie, przypisanie odpowiedzialności, notatki, komentarze, podzadania i więcej.

https://asana.com/guide/help/tasks/celebrations

Darmowe funkcje:

Projekty
Zadania
Podstawowy dashboard
Podstawowe wyszukiwanie

Funkcje premium:

Nielimitowany dashboard
Custom pola
Zależności zadań
Prywatne zespoły i projekty
Daty startu
Google SSO

Cena: Darmowa / do 9,99$/użytkownik/miesiąc

3. Monday.com

monday.com to kolejne świetne wizualne narzędzie do zarządzania zespołem, które umożliwia szybkie dodawanie członków, przypisywanie zadań, dostosowywanie workflow i śledzenie progresu pracy do zakończenia. Promuje transparencję, więc zespoły są zdolne być na bieżąco ze swoją pracą, bez niespodzianek. Scentralizowana platforma wspiera też współpracę, która pomaga zwiększyć produktywność wśród zespołów i jednostek.

Rozwiązanie ma tablice oznaczone kolorami, które pozwalają użytkownikom szybko sprawdzić, jakie projekty są w trakcie, jakie zadania są zakończone i gdzie członkowie zespołu są zablokowani. Te tablice są też zorganizowane w sposób, który przekazuje terminy i zależności między zadaniami.

https://www.keepproductive.com/blog/monday-review

Funkcje

Scentralizowane zarządzanie tablicami - z monday.com wszystko jest zarządzane tablicą. Jest ona oznaczona kolorami i wizualnie zorganizowana, żeby pomóc Ci zobaczyć, kto pracuje na zadaniu, projekcie, misji i to-do, i gdzie są w procesie. Na przykład, członkowie zespołu mogą umieścić status "Zablokowane", "Pracuje na tym" albo "Gotowe" na każdym zadaniu.

Wizualna organizacja - z znaczącymi kolorami i rozmieszczeniem tablicy, managerowie mogą rzucić okiem, żeby zrozumieć, jak każdy projekt i członek zespołu progresuje.

Zapraszanie klientów - klienci mogą być zapraszani jako gości, żeby zobaczyć pewną tablicę i widzieć progres ich projektu w każdym momencie.

Timeline - Timeline to wersja monday.com wykresów Gantta i jest idealna do śledzenia zadań albo projektów, które rozciągają się na wiele dni, albo dla zespołów z wieloma obciążeniami.

https://monday.com/aw/team/status-video/

Niestety monday.com nie oferuje darmowego poziomu :(

Funkcje planu Basic zawierają:

5 GB przestrzeni
Tygodniowy log aktywności
Ponad 20 typów kolumn
Aplikacje iOS i Android
Nielimitowani darmowi widzowie
Nielimitowane tablice
Jedna tablica na dashboard
Uwierzytelnianie dwuetapowe
Wsparcie 24/7

Funkcje planu Standard zawierają:

Wszystko z planu Basic
50 GB przestrzeni
Nielimitowane logi aktywności
Zaawansowane wyszukiwanie
Widok mapy/kalendarza/timeline
Personalizacja formularzy
Zewnętrzne integracje
Udostępnianie tablic czterem gościom
Trzy tablice na dashboard
250 zautomatyzowanych akcji na miesiąc

Funkcje planu Pro zawierają:

Wszystko z planu Standard
Nielimitowana przestrzeń
Nielimitowani goście
Śledzenie czasu
Widok wykresu
Kolumna formuł
Custom tagi
Prywatne tablice
10 tablic na dashboard
25 000 zautomatyzowanych akcji na miesiąc
Autentykacja Google

4. Todoist

Darmowe funkcje

Powtarzające się terminy
Podzadania
Priorytety
Aplikacje mobilne Android iOS

Funkcje premium

Etykiety zadań i przypomnienia
Powiadomienia email
Automatyczne backupy
Współpraca na zadaniach przez email

Cena: Darmowa do 2,99$/miesiąc za użytkownika

5. Any.do

Darmowe funkcje

Planer dla dziennej listy to-do albo listy zakupów
Kalendarz
Dodatki do śledzenia czasu
Przypomnienia listy to-do
Dzienny planer do organizacji elementów
Aplikacje mobilne Android iOS

Funkcje premium

Nielimitowane załączniki
Przypomnienia oparte na lokalizacji
Oznaczanie zadań kolorami do organizacji pracy
Dostosowane powtarzające się zadania

Cena: Darmowa do 2,99$/miesiąc za użytkownika

6. ClickUp

Funkcje:

Szablony i powtarzające się zadania
Priorytety
Przypomnienia
Powiadomienia
Wiele widoków
Przypisane komentarze
Cele i targety

Cennik: Darmowy do 5$/miesiąc za użytkownika i więcej!

Jak wybrać właściwe oprogramowanie?

Więc tu kilka sugestii, jak zdecydować, które oprogramowanie do zarządzania zadaniami jest dla Ciebie właściwe:

Wypróbuj darmowy plan, przed kupnem. Nie powinieneś musieć wydawać ciężko zarobionych pieniędzy na aplikacje do zarządzania zadaniami, przed wiedzą, jak działają. Wypróbuj darmowe oprogramowanie do zadań, jak ClickUp, żeby pomóc Ci zdecydować, co lubisz, a co nie. Niektóre rozwiązania online oferują darmowe testy. Bądź czujny na te narzędzia, bo wiesz, że pitch sprzedażowy nadejdzie na koniec!
Czytaj recenzje aplikacji do zarządzania zadaniami. O ile nie kochasz wypróbowywania nowego oprogramowania jako hobby, prawdopodobnie chciałbyś zobaczyć, jak inni je używają. Mogą Ci nawet pokazać nowy sposób użycia oprogramowania. Dowiesz się też o jakichkolwiek problemach w tym oprogramowaniu online do zarządzania zadaniami.