Organizacja pracy zdalnej: Know-how

W tym artykule znajdziesz predefiniowane know-how, najlepsze praktyki i wskazówki dla obu stron - pracodawców i pracowników:

Dla pracodawców:

1. Sprawdź, czy pracownicy mają warunki do pracy z domu

Poproś pracownika o wypełnienie poniższej ankiety:

[ ] Masz osobny pokój do pracy, gdzie inni domownicy nie będą Ci przerywać? [ ] Masz wygodne biurko i krzesło? [ ] Masz wymagany sprzęt: -- [ ] Laptop -- [ ] Dodatkowe monitory -- [ ] Stację dokującą (jeśli potrzebna) -- [ ] Kable połączeniowe -- [ ] Szybkie i stabilne połączenie internetowe -- [ ] Akcesoria (myszka, podkładka itd.) [ ] Twoja rodzina albo inni domownicy są poinformowani, że nie powinni Cię zakłócać w czasie pracy i minimalizować rozproszenia? [ ] Zaakceptowali i potwierdzili, że będą trzymać się tej zasady?

2. Zapewnij pracownikom niezbędny sprzęt

Upewnij się, że zapewniasz swoim pracownikom niezbędny sprzęt (laptop, dodatkowe ekrany). Pamiętaj:

Sprzęt jest dużo tańszy niż praca ludzi!

W naszej firmie każdy, kto zaczyna pracować zdalnie, może otrzymać do dwóch monitorów do domu, wszystkie niezbędne kable. Domyślnie pracujemy też na laptopach. Więc upewnij się, że pracownicy otrzymują cały wymagany sprzęt:

[ ] Laptop [ ] Dodatkowe monitory [ ] Stację dokującą (jeśli potrzebna) [ ] Kable połączeniowe [ ] Szybkie i stabilne połączenie internetowe [ ] Akcesoria (myszka, podkładka itd.) [ ] Kamera do wideo-rozmów [ ] Telefon komórkowy

Ale też oprogramowanie

[ ] Dostęp do wszystkich systemów (zarządzanie zadaniami, kalendarze, komunikatory itd.) [ ] Dostęp do oprogramowania do konferencji [ ] VPN (jeśli potrzebny, jeśli nie wiesz, co to jest albo czy go potrzebujesz, opisaliśmy to tutaj) [ ] Antywirus [ ] Książka telefoniczna firmy - upewnij się, że każdy ma kontakty do siebie nawzajem [ ] Lista zalecanych/zatwierdzonych aplikacji [ ] Lista aplikacji zwiększających produktywność: -- [ ] Aplikacje ograniczające rozpraszające strony (np. TimeRescue) -- [ ] Aplikacje pomagające skupić się (np. zasada Pomodoro) -- [ ] Aplikacja do liczenia czasu (np. Timetag)

3. Przygotuj jasną politykę pracy

1. Komunikacja Jak pracownicy powinni się komunikować? Jakiej aplikacji używać?
2. Godziny pracy Wyjaśnij jasno, kiedy oczekujesz, że Twoi ludzie będą online/pracować. Np. w naszej firmie pozwalamy ludziom zacząć pracę między 6-9:00, w efekcie mogą skończyć gdzieś między 14:00 - 17:00, co daje nam okno 5 godzin (9:00 - 14:00), gdzie każdy jest dostępny.
3. Zdefiniuj czas odpowiedzi Zdefiniuj, czy Twoi pracownicy powinni być dostępni cały czas i odpowiadać szybko, czy raczej skupić się na pracy i sprawdzać komunikator raz na godzinę
4. Dokumentacja pracy Skoro nie będziecie się widzieć, upewnij się, że cała praca jest przechowywana w systemie zarządzania zadaniami, inaczej ludzie nie zobaczą, nad czym pracujesz
5. Zdefiniuj mechanizm raportowania Dedykowany kanał czatu czy szybki dzienny call w zespołach? Cokolwiek to jest, upewnij się, że zdefiniujesz, jak i jak często ludzie będą raportować progres.

Dla pracowników

1. Praca zdalna to nie urlop

Praca zdalna to wciąż praca! Nie traktuj jej jak darmowy urlop.

Jeśli nie możesz albo nie chcesz pracować zdalnie, ogłoś to. Możesz zawsze: [ ] wziąć dzień wolny [ ] przełączyć się na model pracy w niepełnym wymiarze [ ] wziąć opiekę nad dzieckiem albo zwolnienie chorobowe

Bądź fair ze swoim pracodawcą.

2. Przygotuj swoją przestrzeń pracy

• Upewnij się, że jasno odseparujesz swoją przestrzeń "pracy" od przestrzeni "życia".
• Wybierz spokojne miejsce pracy, bez rozproszeń
• Miej połączenie internetowe odpowiednie dla swojej pracy.
• Nie pracuj w piżamie
• Nie pracuj w kuchni czy na kanapie - jeśli chcesz jeść, zrób przerwę i zjedz
• Poświęć swoją pełną uwagę swoim obowiązkom w godzinach pracy

3. Zdefiniuj swoje godziny pracy

Zdefiniuj jasno, jakie są Twoje godziny pracy, gdzie planujesz mieć przerwy

4. I bierz przerwy!

5. Ustal zasady z domownikami

Ustal jasne zasady z domownikami. Upewnij się, że są świadomi, że choć siedzisz w domu, wciąż pracujesz.

Daj im też znać, że czasami, gdy chcą dla Ciebie dobrze (np. przygotować Ci obiad albo herbatę), mogą Cię rozproszyć od ważnego zadania, i w efekcie - skończysz swoją pracę później, niż normalnie.